Halaman ini menjelaskan siapa mengerjakan apa, dan kapan status sebuah Kerja Praktik (KP) berubah. Bahasa yang dipakai sengaja sederhana supaya mahasiswa, dosen, komisi, dan bagian pendidikan bisa mengikuti alur yang sama.
Nama dan NIM pada gambar adalah contoh. Bukan data mahasiswa yang sesungguhnya.
1. Siapa yang terlibat
| Pelaku | Peran dalam proses |
|---|---|
| Mahasiswa | Mengajukan KP, memperbaiki jika diminta, menjalankan konsultasi, mendaftar seminar, dan melihat nilai. |
| Bapendik | Memeriksa berkas administrasi di fakultasnya, meneruskan ajuan ke komisi, mencetak SPK, menyetujui seminar, mencetak berita acara, dan memverifikasi nilai. |
| Komisi | Dosen yang ditandai sebagai komisi jurusan. Menilai isi ajuan: layak, revisi, atau tidak layak. Komentar komisi tampil di halaman mahasiswa. |
| Dosen pembimbing | Membimbing selama KP, memverifikasi konsultasi, menyetujui jadwal seminar, dan memasukkan nilai beserta berita acara. |
| Admin | Mengelola data induk seluruh universitas. Tidak memutus ajuan KP mahasiswa. |
2. Urutan proses
Garis pada gambar menunjukkan siapa mengirim pekerjaan ke siapa. Nomor mengikuti urutan yang biasa terjadi bila ajuan berjalan lancar.
- Mahasiswa mengirim pengajuan. Status menjadi Review Administratif.
- Bapendik memeriksa kelengkapan. Jika beres, ajuan diteruskan dan status menjadi Review komisi. Jika tidak, status menjadi Tidak Layak/Gagal.
- Komisi memilih satu hasil: Layak, Revisi, atau Tidak Layak/Gagal, lalu menulis komentar.
- Jika hasilnya revisi, mahasiswa memperbaiki ajuan yang sama. Status kembali ke Review komisi.
- Jika hasilnya tidak layak, mahasiswa boleh mengirim pengajuan baru. Status pengajuan baru adalah Review Administratif.
- Jika hasilnya layak, Bapendik mencetak SPK. Status menjadi SKP Dicetak. Konsultasi dan seminar baru boleh dibuka setelah ini.
- Mahasiswa mencatat konsultasi. Dosen pembimbing memverifikasi. Saat konsultasi pertama disimpan, status menjadi Konsultasi KP.
- Setelah enam konsultasi terverifikasi oleh pembimbing, mahasiswa mendaftar seminar. Status menjadi Pengajuan Seminar KP.
- Dosen pembimbing dan Bapendik masing-masing menyetujui atau menolak jadwal.
- Setelah Bapendik menyetujui, berita acara seminar dicetak. Status menjadi Seminar KP Disetujui.
- Dosen pembimbing memasukkan nilai. Status menjadi Selesai. Bapendik kemudian memverifikasi nilai tersebut.
3. Arti setiap status
| Status | Artinya bagi mahasiswa | Siapa yang mengubah |
|---|---|---|
| Review Administratif | Ajuan baru sedang diperiksa kelengkannya. | Sistem, saat pengajuan baru dikirim. |
| Review komisi | Berkas sudah lolos administrasi dan menunggu penilaian komisi. | Bapendik saat meneruskan, atau sistem saat revisi dikirim ulang. |
| Layak | Komisi menyetujui. Menunggu SPK dicetak. | Komisi. |
| Revisi | Ajuan yang sama harus diperbaiki. Tombol ajuan baru terbuka untuk memperbarui data ini. | Komisi. |
| Tidak Layak/Gagal | Ajuan ditolak. Mahasiswa boleh membuat pengajuan baru. | Bapendik atau komisi. |
| SKP Dicetak | SPK sudah terbit. Pelaksanaan KP dimulai. Konsultasi dan seminar terbuka. | Bapendik, saat mencetak SPK. |
| Konsultasi KP | Mahasiswa sedang bimbingan. | Sistem, saat konsultasi disimpan dan seminar belum diajukan. |
| Pengajuan Seminar KP | Jadwal seminar sudah masuk. Menunggu persetujuan. | Sistem, saat mahasiswa mendaftar seminar. |
| Seminar KP Disetujui | Berita acara seminar sudah dicetak. | Bapendik, saat mencetak berita acara. |
| Selesai | Nilai sudah dimasukkan dosen. | Dosen pembimbing, saat menyimpan nilai. |
Seminar punya status sendiri, terpisah dari status KP: menunggu, setuju, atau tolak. Dosen pembimbing dan Bapendik mengisi status itu masing-masing. Nilai juga punya status: entri dosen, lalu verifikasi Bapendik.
4. Tugas mahasiswa
Masuk
Mahasiswa masuk lewat akun Teraversa. Jika NIM belum pernah tercatat, SIKAP mengambil data dari SIA pada saat masuk pertama, selama surel yang dipakai adalah surel mahasiswa Unsoed.
Surat pengantar
Surat pengantar dipakai untuk keperluan ke instansi. Statusnya menunggu, setuju, atau tolak. Bapendik yang memutuskan. Surat ini berjalan sendiri dan tidak menggantikan pengajuan KP.
Mengajukan KP
Syarat yang diperiksa sistem: IPK minimal 2,00 dan SKS lebih dari 60. Jika salah satu belum terpenuhi, tombol ajuan tidak muncul, kecuali akun mahasiswa diberi pengecualian oleh pengelola.
Pada ajuan, mahasiswa mengisi judul, instansi, dosen pembimbing, praproposal, dan surat keterangan. Pembimbing yang bisa dipilih adalah dosen di jurusan mahasiswa.
Tombol Ajuan KP baru hanya ada bila belum ada pengajuan, atau status terakhir adalah Revisi atau Tidak Layak/Gagal.
- Belum ada pengajuan: kirim baru, status menjadi Review Administratif.
- Status Revisi: perbarui ajuan yang sama. Status menjadi Review komisi. Komentar lama dikosongkan supaya komisi menulis komentar baru.
- Status Tidak Layak/Gagal: buat pengajuan baru. Status menjadi Review Administratif.
- Status lain: ajuan baru ditutup. Keterangan di halaman Pengajuan KP menjelaskan alasan penutupan.
Kolom Komentar Komisi menampilkan catatan yang ditulis komisi.
Setelah SPK terbit
Menu Konsultasi dan Seminar bisa dibuka setelah status minimal SKP Dicetak. Sebelum itu, sistem menolak akses dengan pesan bahwa menu dibuka setelah SPK dicetak.
Mahasiswa mencatat tanggal, topik, dan hasil konsultasi. Dosen pembimbing yang memverifikasi. Seminar baru bisa didaftar setelah enam konsultasi terverifikasi oleh pembimbing yang sama, dan tanggal seminar paling cepat dua hari ke depan. Ruang yang dipilih adalah ruang di fakultas mahasiswa.
Setelah pendaftaran seminar berhasil, halaman seminar tidak lagi menampilkan formulir. Yang tampil adalah kartu jadwal: hari, tanggal, jam, ruang, judul, pembimbing, serta status persetujuan dosen dan Bapendik.
Nilai
Mahasiswa melihat nilai setelah dosen mengisinya. Selama status masih Tidak Layak/Gagal atau Review komisi, halaman nilai tetap tertutup.
5. Tugas Bapendik
Bapendik hanya melihat mahasiswa di fakultasnya. Jika akun Bapendik belum diikat ke fakultas, antrian tidak bisa dibuka.
- Surat pengantar. Setujui atau tolak. Surat yang sudah disetujui bisa dicetak.
- Ajuan KP. Antrian ini berisi status Review Administratif. Setujui untuk meneruskan ke komisi, atau tidak setujui sehingga status menjadi Tidak Layak/Gagal. Jumlah IP, IPK, dan SKS ikut ditampilkan bila SIA menyediakan data NIM tersebut.
- SPK. Daftar ini berisi ajuan berstatus Layak atau yang SPK-nya sudah terbit. Tombol Terbitkan SPK muncul saat status masih Layak. Isi nomor surat, tanggal, jabatan, dan pejabat di fakultas mahasiswa. Setelah disimpan, berkas Word terunduh, status menjadi SKP Dicetak, dan tabel diperbarui. Ajuan yang sudah terbit menampilkan Lihat Detail SPK.
- Seminar. Setujui atau tolak pengajuan seminar di fakultas. Tombol cetak berita acara muncul setelah disetujui. Mencetak berita acara mengubah status KP menjadi Seminar KP Disetujui. Jika judul akhir masih kosong, judul pengajuan disalin menjadi judul akhir.
- Nilai. Setelah dosen mengisi nilai, Bapendik memverifikasi. Verifikasi mengubah status nilai, bukan mengulang pengisian angka.
6. Tugas komisi
Komisi adalah dosen yang tandanya aktif sebagai komisi, dan hanya mengerjakan ajuan mahasiswa di jurusannya.
Tombol Proses muncul bila status ajuan adalah Review komisi, Tidak Layak/Gagal, atau Revisi. Di dalam jendela proses, pilihan status hanya tiga dan berbentuk pilihan radio:
- Layak — ajuan boleh diterbitkan SPK-nya oleh Bapendik.
- Revisi — mahasiswa harus memperbaiki ajuan yang sama.
- Tidak Layak/Gagal — ajuan ditolak. Mahasiswa boleh mengajukan yang baru.
Komisi juga mengisi pembimbing dan komentar. Komentar itulah yang dibaca mahasiswa di kolom Komentar Komisi. Jumlah ajuan berstatus Review komisi tampil sebagai angka merah pada menu Ajuan KP di beranda komisi.
Setelah KP selesai, komisi dapat melihat rekap nilai seminar jurusannya dan mengunduhnya.
7. Tugas dosen pembimbing
- Bimbingan. Melihat mahasiswa yang memilih dosen tersebut sebagai pembimbing.
- Konsultasi. Memeriksa catatan bimbingan, lalu memverifikasi atau membatalkan verifikasi. Enam catatan yang terverifikasi menjadi syarat daftar seminar.
- Seminar. Menyetujui atau menolak jadwal seminar bimbingannya. Dosen juga dapat menyaring berdasarkan status tersebut.
- Nilai. Mengisi angka 0 sampai 100 dan mengunggah berita acara. Huruf nilai dihitung otomatis. Menyimpan nilai mengubah status KP menjadi Selesai dan status nilai menjadi entri dosen.
8. Tugas admin
Admin mengelola fakultas, pengguna, dan data induk untuk seluruh universitas. Admin tidak terbatas pada satu fakultas. Keputusan layak atau tidaknya sebuah KP tetap ada di Bapendik dan komisi jurusan.
9. Contoh tampilan
